Privacybijsluiter
Laatste wijziging: 12 juli 2024
Vul het formulier onderaan deze pagina in om op de hoogte gehouden te worden van wijzigingen.
Deze pagina geldt als Bijlage 1 bij de Verwerkersovereenkomst van ParnasSys. De inhoud is gebaseerd op de alternatieve tekst voor Bijlage 1 (Privacybijsluiter) bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0 in geval van levering van modulaire c.q. meerdere producten en/of diensten, opgesteld in samenwerking met de VDOD. Deze privacybijsluiter geldt als Bijlage 1 bij de Verwerkersovereenkomst.
Het volledige aanbod van ParnasSys omvat veel verschillende producten. Per product worden wisselende gegevens verwerkt waar je als onderwijsinstelling Verwerkingsverantwoordelijk bent. Via deze pagina vind je onder andere per product welke gegevens verwerkt worden, voor welke doeleinden dit plaatsvindt en welke subverwerkers daarbij ingezet worden door ParnasSys.
De actuele status van de door Onderwijsinstelling (en de onder de Onderwijsinstelling vallende scholen) afgenomen producten is zichtbaar in de Bovenschoolse module van ParnasSys via Beheer > Facturatie > Afgenomen modules per school.
Op het moment dat wij een wijziging aanbrengen in deze privacybijsluiter zullen wij de onderwijsinstelling hierover informeren. Hierover wordt contact opgenomen met de Contacptersoon IBP zoals ingevuld in het aanvraagformulier voor de verwerkersovereenkomst. Anderen die op de hoogte gehouden willen worden van wijzigingen kunnen dat aangeven met behulp van het formulier onderaan deze pagina. Na deze berichtgeving geldt een bezwaartermijn van zes weken waarbinnen de Onderwijsinstelling bezwaar kan maken tegen deze wijziging.
Contactgegevens
Priscilla Peterson
Privacy Officer
Stijn Huijsmans
Security Officer Onderwijs
Algemene informatie
Naam product en/of dienst: | ParnasSys (en aanverwante modules), Producten behorende bij Mijnschoolkwaliteit en DHH |
Naam Verwerker en vestigingsgegevens: | Topicus.Education B.V. |
Singel 25 | |
7411 HW Deventer | |
Website leverancier: | www.topicus.nl en www.parnassys.nl |
Website product: | www.parnassys.net (direct naar de applicatie) |
Doelgroep: | Primair onderwijs (inclusief (v)so) |
Gebruikers: | Medewerkers, Ouders/verzorgers |
Beknopte uitleg | ParnasSys is een Leerlingadministratie- en Leerlingvolgsysteem voor het primair onderwijs, uitbreidbaar met modules op diverse onderwijsgerelateerde vlakken. |
Algemene productinformatie
Basis van ParnasSys | Elke afnemer van ParnasSys werkt met de Basis van ParnasSys. Dit is de kern van het leerlingadministratie- en leerlingvolgsysteem dat je als ParnasSys kent. Sluit aan op standaard services zoals OSO, ROD, RIO en UWLR. Zie ook de productpagina op de website |
Ontwikkelingsperspectief | Met het ontwikkelingsperspectief van ParnasSys ontwikkel je via een helder invulmodel een sterk onderbouwd OPP. Zie ook de productpagina op de website |
Kindbegrip | De nieuwe module voor grip op het Sociaal Emotioneel Leren van de leerlingen, binnenkort inclusief leerlingvragenlijsten en monitoring sociale veiligheid |
Leerlijnen | Volgsysteem op basis van leerdoelen. Bevat database van bewezen leerlijnen én mogelijkheid om eigen leerlijnen, of die van andere scholen toe te voegen. |
Ultimview | Module met verschillende dashboards om grip te krijgen op de kwaliteit en ontwikkelingen van het onderwijs op school- en bestuursniveau. Onderdeel van het Bestuurspakket |
Google-koppeling | Hulpmiddel om met het Google-account in te loggen in ParnasSys. Onderdeel van het Bestuurspakket |
Microsoft-koppeling | Hulpmiddel om met het Microsoft-account in te loggen in ParnasSys. Onderdeel van het Bestuurspakket |
Monitoromgeving | Bovenschoolse omgeving van ParnasSys om zaken bestuursbreed in te stellen en te beheren. |
HR-koppeling | Koppeling om automatisch ParnasSys-accounts voor medewerkers aan te maken op basis van externe systemen zoals het HR-pakket. |
WMK | Meetinstrument om de kwaliteit en tevredenheid van school te meten bij medewerkers, ouders en leerlingen. Onderdeel van Schoolontwikkeling |
Mijnschoolplan | Hulpmiddel om beleidsdocumenten en plannen te schrijven op schoolniveau. Onderdeel van Schoolontwikkeling |
WMK-BM | Meetinstrument om bovenschools de kwaliteit en tevredenheid van scholen te meten bij medewerkers, ouders en leerlingen. Onderdeel van Schoolontwikkeling Bestuur |
Onsbeleidsplan | Hulpmiddel om beleidsdocumenten en plannen te schrijven op bestuursniveau. Onderdeel van Schoolontwikkeling Bestuur |
Mijnschoolteam | Observatie-instrument om de professionaliteit van mederwerkers in kaart te brengen en te vergroten. Onderdeel van Teamontwikkeling |
Parro | App voor oudercommunicatie |
Schoolkassa | Systeem om het ophalen van vrijwillige ouderbijdrage te vereenvoudigen en meer inzicht in de inkomsten hieruit te krijgen. |
Ouderportaal | Hulpmiddel waarmee ouders inzicht geboden wordt in de ontwikkeling van hun kinderen. |
Schoolwebsite | Websites voor scholen en besturen |
DULT-koppeling | Koppeling om toetsgegevens van Cito LOVS en Leerling in Beeld automatisch in ParnasSys op te slaan. |
Privacybasis | Hulpmiddel om besturen meer inzicht te bieden in rollen en rechten van medewerkers, en datastromen vanuit de koppelingen. |
DHH | Digitaal handelingsprotocol begaafdheid (DHH) is een compleet systeem voor de identificatie en begeleiding van begaafde leerlingen uit groep 1 tot en met 8 van het basisonderwijs. |
Verwerkingen per product
- Categoriën persoonsgegevens: In deze spreadsheet vind je per module welke categorieën persoonsgegevens verwerkt worden.
- Doeleinden van verwerking: In deze spreadsheet vind je per module voor welke doeleinden gegevens verwerkt worden.
- Ingeschakelde subverwerkers: In deze spreadsheet vind je per module welke subverwerkers ingeschakeld worden. De individuele subverwerkers worden later in deze privacybijsluiter verder verklaard.
Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen
De specifieke bewaartermijnen worden vastgesteld door de Onderwijsinstelling als Verwerkingsverantwoordelijke, eventueel op basis van een voorstel van de Verwerker. Onderstaande bewaartermijnen gelden binnen de sector als gebruikelijk.
- Tot 2 jaar nadat een leerling de school heeft verlaten mogen gegevens bewaard blijven
- Tot 5 jaar nadat een leerling de school heeft verlaten moeten gegevens over verzuim en in- en uitschrijving bewaard blijven
- Tot 5 jaar nadat een leerling de school heeft verlaten moet het Onderwijskundig rapport (OKR) bewaard blijven
Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Alle verwerkingen die worden uitgevoerd door Verwerker vinden plaats in Nederland. Verwerkingen die worden uitgevoerd door subverwerkers worden hieronder toegelicht.
Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker.
Verwerker maakt op dit moment gebruik van de onderstaande Subverwerkers.
Naam Subverwerker | Previder |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de opslag van de applicatie en de data die met met behulp van ParnasSys en bijbehorende modules wordt verwerkt. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Alle |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland |
Vestigingsland Subverwerker | Nederland |
Naam Subverwerker | Amazon Europe |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de opslag van data die met met behulp van verschillende modules van ParnasSys verwerkt wordt. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Hoofdzakelijk beeldmateriaal |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Duitsland, Frankrijk en Ierland |
Vestigingsland Subverwerker | Ierland |
Naam Subverwerker | ActiveCampaign (Postmark, voorheen Wildbit) |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de verzending van e-mails vanuit de basis van ParnasSys. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Verenigde Staten |
Vestigingsland Subverwerker | Verenigde Staten |
Beschrijving doorgifte buiten de EER | De volledige verwerking, zoals hierboven omschreven, vindt plaats in de Verenigde Staten |
Van toepassing zijnde voorwaarden* voor doorgifte | Deze subverwerker is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Daarnaast is bescherming geborgd door standaard contractuele clausules (SCC’s) en Data Processing Agreements. Bovendien wordt de inhoud van e-mails versleuteld verzonden. |
Naam subverwerker | Mailchimp |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de verzending van geautomatiseerde e-mails voor Parro |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens van medewerkers en ouders/verzorgers |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Verenigde Staten |
Vestigingsland Subverwerker | Verenigde Staten |
Beschrijving doorgifte buiten de EER | De volledige verwerking, zoals hierboven omschreven, vindt plaats in de Verenigde Staten |
Van toepassing zijnde voorwaarden* voor doorgifte | Deze subverwerker is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Daarnaast is bescherming geborgd door standaard contractuele clausules (SCC’s) en Data Processing Agreements. |
Naam Subverwerker | Hubspot |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de verzending van serviceberichten. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens van medewerkers |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Duitsland |
Vestigingsland Subverwerker | Ierland |
Naam Subverwerker | Zendesk |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Systeem dat de servicedesk gebruikt voor het registeren van vragen van gebruikers. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens van medewerkers |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Duitsland en Ierland |
Vestigingsland Subverwerker | Ierland |
Van toepassing zijnde voorwaarden* voor doorgifte | Bescherming is geborgd middels standaard contractuele clausules (SCC’s) en Data Processing Agreements |
Naam Subverwerker | Google Cloud Platform |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de hosting van Kindbegrip |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Alle data die Kindbegrip verwerkt |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland |
Vestigingsland Subverwerker | Verenigde Staten |
Beschrijving doorgifte buiten de EER | Hosting vindt volledig binnen Nederland plaats. In het geval van ondersteuning kunnen randverwerkingen buiten de EER plaatsvinden. |
Van toepassing zijnde voorwaarden* voor doorgifte | Deze subverwerker is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Daarnaast is bescherming geborgd door standaard contractuele clausules (SCC’s) en Data Processing Agreements. |
Naam Subverwerker | Elasticsearch |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de technische uitvoering voor de zoek-functie in Parro. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Alle doorzoekbare content |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland |
Vestigingsland Subverwerker | Nederland |
Naam Subverwerker | Flowmailer |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) |
Nieuwe partner voor het verzenden van e-mails. Op korte termijn voor Parro en Schoolkassa, op een later moment ook voor de overige producten. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens en e-mailcontent |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland |
Vestigingsland Subverwerker | Nederland |
Naam Subverwerker | Carry Technologies (Hightouch) |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) |
Ondersteunt bij het bundelen van gegevens voor het versturen van serviceberichten |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens van organisatiebeheerders en conctactpersonen voor ParnasSys |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Ierland |
Vestigingsland Subverwerker | Verenigde Staten |
Van toepassing zijnde voorwaarden* voor doorgifte | Deze subverwerker is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Daarnaast is bescherming geborgd door standaard contractuele clausules (SCC’s) en Data Processing Agreements. |
Naam Subverwerker | Cloudflare |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Verzorgt de Web Application Firewall om veelvoorkomende webapplicatie aanvallen op ParnasSys te detecteren en voorkomen. |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | IP adressen en diagnostische gegevens |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland, Duitsland |
Vestigingsland Subverwerker | Verenigde staten |
Van toepassing zijnde voorwaarden* voor doorgifte | Deze subverwerker is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework. Daarnaast is bescherming geborgd door standaard contractuele clausules (SCC’s) en Data Processing Agreements. |
Naam Subverwerker | Focus Onderwijs B.V. |
Soort Verwerking (beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt Verwerkt) | Levering van Focus PO META /td> |
(Categorie) Persoonsgegevens die de Subverwerker verwerkt | Contactgegevens van organisatiebeheerders en contactpersonen voor ParnasSys, alsmede gegevens over leerlingen en toetsresultaten. |
Land van opslag/Verwerking Persoonsgegevens door Subverwerker | Nederland |
Vestigingsland Subverwerker | Nederland |
* Mogelijke voorwaarden zijn bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land of, bij het ontbreken daarvan, Standard Contractual Clauses (SCC) met, indien nodig, voldoende aanvullende maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.