Vernieuwd Normenkader IBP: ParnasSys ondersteunt
In het onderwijs wordt ParnasSys gebruikt voor het verwerken van (gevoelige) persoonsgegevens van leerlingen, ouders/verzorgers en medewerkers. Het waarborgen van de bescherming van deze gegevens heeft dan ook een hoge prioriteit. ParnasSys is erop gericht om je hierbij zo goed mogelijk te ondersteunen.
Het Normenkader IBP voor het onderwijs is recentelijk vernieuwd. Hierin is – ten opzichte van de vorige editie – ook het Privacy-deel opgenomen én zijn er voor elke norm zogenoemde volwassenheidsniveau’s gedefinieerd. In dit artikel vertellen we je graag hoe wij je hierbij kunnen ondersteunen.
Behoefte aan meer algemene informatie over het Privacy-deel in het Normenkader? Kennisnet vertelt meer in deze video.
Voor het onderdeel Beveiliging in het Normenkader moet je als schoolbestuur aan bepaalde zaken voldoen. Echter, wij als leverancier hebben daarin ook een verantwoordelijkheid. In het al eerder gepubliceerde artikel Samen houden we ParnasSys veilig vertellen we je meer over hoe we die verantwoordelijkheden samen kunnen invullen.
Voor het onderdeel Privacy in het Normenkader ligt de verantwoordelijkheid hoofdzakelijk bij het Schoolbestuur. Hoe je dit goed kunt regelen en waar je aan moet denken, lees je hieronder.
Ondersteunen vanuit de Basis
Het streven van ParnasSys is om je al vanuit de Basis van ParnasSys goed te ondersteunen bij het naleven van de AVG. Daarnaast bieden verschillende aanvullende modules extra gemak. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van privacyvoorkeuren, als verwerking is gebaseerd op toestemmingen (norm RB.03 in het Normenkader).
In de Basis van ParnasSys kun je zelf kiezen op welke categorieën ouders voorkeuren kunnen doorgeven. Denk hierbij aan het gebruik van foto’s van leerlingen op de website of het meenemen van leerlingen in een onderzoek. Je kunt deze voorkeuren dan ook per leerling in ParnasSys registreren en eenvoudig opvragen met behulp van het dynamisch overzicht. Zo heb je alles op één plek.
Leuk om te weten
Als je ook met Parro werkt, kunnen ouders via deze ouderapp de voorkeuren doorgeven. Deze worden dan automatisch verwerkt in ParnasSys; dat scheelt een hoop administratie!
Bewaartermijnen
Een ander belangrijk aspect in privacy is het zorgen dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. De norm PR.07 Bewaar- en Vernietigingsbeleid gaat hier ook over. Op basis van de bewaartermijnen zoals die in het onderwijs gelden kun je in ParnasSys heel eenvoudig de benodigde gegevens verzamelen en deze in een paar klikken verwijderen. Administratief medewerkers krijgen daarnaast een melding als er leerlingen zijn die de termijn overschrijden.
Met Privacybasis, als onderdeel van het nieuwe Bestuurspakket Goed, krijg je als bestuur inzicht in de scholen waar deze bewaartermijnen worden overschreden.
Specifieke rollen en groepsautorisatie
Je wil niet dat de verkeerde medewerkers toegang krijgen tot de verkeerde gegevens. ParnasSys biedt de ondersteuning om dit zo goed mogelijk te beschermen. De rollen die je aan medewerkers kunt toewijzen zijn steeds specifieker, zodat zij toegang hebben tot de minimale functionaliteiten en gegevens die ze nodig hebben. Door daarnaast gebruik te maken van groepsautorisatie in ParnasSys, hebben leerkrachten alleen toegang tot gegevens van leerlingen die voor hen relevant zijn.
Om als bestuur grip te hebben op het gebruik van groepsautorisatie op de scholen, kun je vanuit Privacybasis het gebruik hiervan verplichten. Voor alle leerkrachten wordt dit vervolgens automatisch actief. Op die manier biedt ParnasSys jou het gemak om aan norm PR.06 in het Normenkader te voldoen.
ParnasSys helpt je opweg
De producten van ParnasSys kunnen je helaas niet bij elke norm uit het Normenkader ondersteunen. Sommige normen liggen nu eenmaal buiten onze invloedssfeer. We doen echter onze uiterste best om je zo goed mogelijk te helpen, mede door het delen van kennis.
Vanuit ParnasSys zullen we regelmatig artikelen zoals deze plaatsen over informatiebeveiliging en privacy. Daarnaast bieden onze Kennisparters op het Kennisplein verschillende trainingen om je hierbij te helpen. Ga naar het Kennisplein voor het aanbod.
