Functionaliteit verwerken bewaartermijnen aangepast

ParnasSys biedt functionaliteit om eenvoudig leerlinggegevens te verwijderen conform de in het onderwijs gangbare bewaartermijnen. Deze functionaliteit is aangepast en toont nu alleen nog relevante termijnen.

Wat is de situatie nu?

Tot nu toe kon je, in het scherm ‘Leerlinggegevens verwijderen’ filters kiezen voor drie ‘wettelijke bewaartermijnen’, namelijk:

• ≥ 2 jaar uitgeschreven (regulier onderwijs)
• ≥ 3 jaar uitgeschreven (doorverwijzing SO)
• ≥ 5 jaar uitgeschreven 

Deze termijnen zijn gebaseerd op de richtlijn vanuit Kennisnet. De school, of eigenlijk het bestuur, is verantwoordelijk voor het vaststellen en naleven van de bewaartermijnen. 

Na onderzoek, en in overleg met experts van onder andere SIVON en onze Kennispartner Privacy op School, is vastgesteld dat de termijn van 3 jaar alleen van toepassing is op samenwerkingsverbanden, en dus niet voor scholen. Om verwarring te voorkomen, en te zorgen dat (v)so-scholen niet per ongeluk gegevens te lang bewaren, is besloten deze termijn te verwijderen uit de mogelijkheden. 

Wat verandert er

Vanaf 12 april zullen alleen de termijnen voor 2 jaar en 5 jaar te gebruiken zijn als filter voor het verwijderen van leerlinggegevens. Later wordt er extra functionaliteit toegevoegd: gebruikers met de rol ‘Applicatiebeheerder’ of ‘Administratief medewerker’ krijgen op het startscherm van ParnasSys een mededeling als voor één of meerdere leerlingen de bewaartermijn is overschreden. Ook als de bewaartermijnen voor specifieke groepsgegevens zijn overschreden komt dan zo’n mededeling. 

Voor wie verandert dit?

Deze wijziging wordt komt voor iedereen beschikbaar in de Basis van ParnasSys.