Ervaringen scholengemeenschap INNOVO met de HR-koppeling

‘De HR-koppeling scheelt ons veel tijd en maakt vooral onze informatie veiliger’

Scholengemeenschap INNOVO spendeerde ieder schooljaar dagen aan het doorvoeren van personeelsveranderingen in het leerlingvolgsysteem. Nieuwe accounts, nieuwe functies en veranderende rechten: alles werd handmatig ingericht. Met de HR-koppeling van ParnasSys is dat verleden tijd. Tot opluchting van Jordy Gussen, Adviseur Onderwijs en ICT: ‘We besparen werk en voorkomen ook menselijke fouten.’

Mutaties

Als schoolbestuur krijg je ieder jaar te maken met nieuwe medewerkers, leerkrachten die veranderen van school en mensen die vertrekken. Bij het Limburgse INNOVO, is dat niet anders. Sterker, het aantal ‘mutaties’ is daar ieder jaar enorm. ‘We hebben ruim 9.000 leerlingen en 1200 medewerkers op 44 scholen. Daar schuift nog wel eens wat’, zegt Jordy Gussen, adviseur Onderwijs en ICT. En dat betekende voor hem en zijn collega’s ieder jaar een hoop klik- en typewerk. ‘We voerden alle wijzigingen uit ons AFAS HR-systeem handmatig door in ons leerlingvolgsysteem. We sloten accounts af voor vertrokken medewerkers, ontwikkelden nieuwe accounts, rechten en koppelingen voor nieuwe medewerkers en wijzigden accounts toegangsrechten en -mogelijkheden voor medewerkers die switchten van functie of locatie. Dat kostte ons meerdere dagen per jaar.’

‘We besparen werk en voorkomen ook menselijke fouten’

Veiligheidsrisico’s

Misschien nog wel belangrijker: het bracht iedere keer weer risico’s met zich mee. ‘We staken er veel tijd en energie in, maar je bent afhankelijk van menselijk handelen op verschillende scholen. En mensen kunnen fouten maken’, zegt Jordy Gussen. ‘Zo kan iemand een account niet goed afsluiten, waardoor een vertrokken medewerker nog toegang heeft tot bepaalde leerlinggegevens. Of iemand krijgt door verkeerde rechten inzage in gegevens die hij of zij niet zou mogen zien.’ Dat risico wil je als school natuurlijk niet lopen. Bovendien wil je tijdens een audit kunnen aantonen dat je er alles aan doet om de informatieveiligheid te borgen. Jordy Gussen: ‘Met de HR-koppeling van ParnasSys werd dit eigenlijk heel eenvoudig.’

HR-koppeling

De HR-koppeling verbindt ParnasSys met INNOVO’s HR-systeem AFAS. Hierdoor worden alle personeelsveranderingen in AFAS automatisch doorgevoerd in ParnasSys. Een nieuwe leerkracht krijgt automatisch een account in ParnasSys waarna, na goedkeuring van een schoolleider, de juiste rechten en toegang tot alle relevante leerlinginformatie kunnen worden gegeven. Bij vertrek vaneen medewerker wordt het account direct gesloten. ‘Dit wordt elke avond geüpdatet, dus het is altijd actueel’, zegt Jordy Gussen. ‘Alles wat we eerder handmatig deden gebeurt nu automatisch. En menselijke fouten worden zo voorkomen. Zo scheelt de koppeling ons veel tijd en maakt het vooral onze informatie veiliger.’

Geïntegreerd geheel

De technische implementatie werd verzorgd door IT-Workz, koppelingspartner van ParnasSys en vaste IT-leverancier van INNOVO. IT-Workz zorgde niet alleen voor de HR-koppeling, maar ook voor verbinding tussen ParnasSys en de Microsoft-omgeving van INNOVO. Zo blijft alle informatie veilig op de plek waar het hoort (personeelsgegevens in het HR-systeem, leerlinggegevens in ParnasSys), maar ontstaat wel ontsluiting en verbinding. ‘Voor ons ontstaat er een geïntegreerd geheel, waarin je met één account toegang hebt tot alle belangrijke systemen en informatie. Van MS Teams tot e-mail en van ParnasSys tot Basispoort. Alles werkt automatisch en veilig samen. Dat maakt werken een stuk prettiger voor onderwijzend personeel.’