Met het Ouderportaal de ouderbetrokkenheid vergroten
Het ouderportaal wordt door steeds meer scholen ingezet om de samenwerking met ouders te verbeteren. Het educatieve partnerschap van ouders en school kan uitstekend vorm gegeven worden door naast de NAW gegevens en absenten ook toetsgegevens, notities en hulpplannen open te stellen.
In Amsterdam heeft een aantal scholen van stichting STAIJ het ouderportaal opengezet. Dit heeft naast tevreden ouders ook tijdwinst voor de leerkrachten opgeleverd. Uit het gelopen traject blijkt dat een zorgvuldige voorbereiding en communicatie van groot belang is. Starten met een visie op ouderbetrokkenheid is een voorwaarde om het ouderportaal op een effectieve manier open te stellen. Het gebruik maken van het ouderportaal kan zo leiden tot een positieve samenwerking tussen school en ouders. Meer informatie met onder andere korte filmpjes over dit traject kun je hier vinden.
Voorbereiding
Een goede voorbereiding begint in het schoolteam met het formuleren en onderschrijven van het belang van ouderbetrokkenheid. Wat betekent eigenlijk betrokkenheid en welke kennis en vaardigheden zetten we als leerkrachten in? Volgende stap is het kennis nemen van de mogelijkheden die getoond kunnen worden in het portaal en deze opnemen in een implementatieplan. Stapje voor stapje verder openzetten en niet alles tegelijkertijd zorgt voor een soepele invoering. Tijdig communiceren over verwachtingen en effecten met alle betrokkenen is belangrijk.
Checklist gebruik ParnasSys
Een checklist invullen waarbij genoteerd wordt óf en hoe zaken binnen ParnasSys geregistreerd worden is heel handig. Het ouderportaal blijkt in die zin ook een katalysator te zijn om het gebruik van ParnasSys te professionaliseren. Van belang is immers dat een team goede afspraken met elkaar maakt over de in te voeren gegevens in ParnasSys.
Doet iedere leerkracht dit op dezelfde wijze? Zijn de notities feitelijk en foutloos zodat deze op een prettige manier door ouders gelezen kunnen worden? Wanneer worden toetsresultaten ingevoerd en op welke manier verwachten we dat de ouders reageren op het resultaat van een toets? Op welke manieren voeren we gesprekken? Voeren we als school gelijktijdig absenten in? Welke mogelijkheden van ParnasSys worden nu nog niet gebruikt die juist wel effectief kunnen zijn in het ouderportaal?
Hoe eenduidiger en duidelijker de informatie bij de ouders binnenkomt, hoe minder ruis er ontstaat over bijzaken. Des te meer aandacht kan er besteed worden aan datgene waar het écht omdraait in het onderwijs: het welbevinden en de resultaten van de leerling! Doordat ouders dezelfde informatie met betrekking tot toetsen en plannen hebben als de leerkrachten, kunnen de oudergesprekken leiden tot een goede dialoog in plaats van een eenzijdige informatiestroom vanuit de leerkracht. De ervaring leert dat de gesprekken intensiever worden, omdat een ieder geïnformeerd het gesprek ingaat. De ouder kan daarna thuis nog eens rustig nalezen wat er gezegd is. Het ouderportaal vervangt geen gesprekken maar geeft deze juist meer diepgang!
Strak bovenop
Het innen van bijdragen is voor sommige scholen een regelrechte crime. Briefjes die rondzwerven, onbeantwoorde mails, betalingen die uitblijven; een ondankbare taak voor ieder ouderraadslid of administratief medewerker. Dat gold niet voor de 2e Daltonschool in Amsterdam. Op de 450 leerlingen tellende school uit de Apollowijk had administratief medewerker Suzanne Goubitz de zaken goed op orde. ‘Ik werkte de ouderbijdragen voor de school (voor schoolreisjes en TSO) uit in uitgebreide Excel-sheets. Ik zat er strak bovenop, wist precies wie nog moesten betalen en zat men achter de broek aan als dat nodig was. ’
Betalingsgemak
Toch was Suzanne Goubitz één van de eerste gebruikers van Schoolkassa. ‘Ik merkte dat er bij ons en bij ouders toch behoefte was aan meer betalingsgemak’, legt ze uit. ‘Eerst gaven we een envelop mee of stuurden we een e-mail met een betalingsvraag en rekeningnummers. Eén rekeningnummer voor schoolreisjes en een rekeningnummer voor de TSO. Dat zijn veel handelingen, waarbij veel fout kan gaan. Mensen vergaten bijvoorbeeld over te maken, stortten te veel, of gebruikten de verkeerde rekeningnummers. Dat vergde correcties en extra werkzaamheden.’
In Schoolkassa vond ze een gebruiksvriendelijker alternatief. ‘Het is gewoon heel eenvoudig. Ouders krijgen een betalingsverzoek per mail en betalen in een paar klikken via iDeal. Dat scheelt mij iedere week een paar uur werk.´
Heel belangrijk
Op dit moment lopen er op de 2e Dalton acht betaalopdrachten. Zeven vanuit de schoolaccount, één vanuit de eigen account van de Ouderraad. ‘Vanuit de school hebben we zo’n €142.000,- opgehaald voor schoolreisjes en TSO. Het grootste gedeelte is binnen, maar we wachten nog op sommige termijnbetalingen.’
De Ouderraad int de vrijwillige ouderbijdrage zelfstandig. Met een eigen account, maar zonder toegang tot ParnasSys. ‘Ook de ouderraad ziet meer betalingsgemak en meer overzicht. Dat is belangrijk, want de vrijwillige ouderbijdrage is waardevol voor de school. Hiervan betalen we bijvoorbeeld nieuwe materialen, de bibliotheek en de eindmusical van groep 8. Hoe meer we inzamelen, hoe meer we kunnen betekenen voor de kinderen.’
Eigen invulling
De administratief medewerker richt de app zoveel mogelijk in naar haar eigen voorkeuren. ´Zo wilde ik de mogelijkheid om een vrijwillige gift te doen bij sommige betaalopdrachten uitschakelen. Ik wilde ouders niet de druk opleggen om extra geld te geven. Ook wilde ik het aantal termijnen bij betalingen zelf aan kunnen passen. Het is fijn dat de ontwikkelaars van Schoolkassa hierin goed meedenken en de aanbevelingen oppakken.´
Suzanne zag verschillende features doorgevoerd worden in de app. ´Zo past Schoolkassa steeds beter bij de specifieke behoeften van onze school. Iedere school loopt waarschijnlijk tegen zijn eigen dingen aan. Die feedback maakt de app alleen maar beter voor steeds meer gebruikers. Het is een app in ontwikkeling en het is fijn om te zien dat er goed wordt geluisterd naar de ervaringen uit de praktijk.´
