Ervaringen Schoolkassa Ouderraad PCBO Koningin Wilhelmina

Penningmeester zijn van de Ouderraad is voor veel ouders niet de meest dankbare taak. Je probeert de ouderbijdragen zo netjes mogelijk te innen, maar belandt al snel in een web van administratieve rompslomp, herhaaldelijke herinneringen en tijdrovende rekenklussen. Op PCBO Koningin Wilhelmina was dat niet anders.

‘Er ging een briefje mee met de kinderen, met een betaalverzoek voor de ouderbijdrage en de TSO’, blikt Ton Wulferink terug op de tijd van zijn voorganger. ‘Maar ja, briefjes raken kwijt, mensen vergeten te betalen. Vervolgens moest je de betalingen uitpluizen, uitzoeken wie bij wie hoorde en zelf een overzicht creëren van wie nog moest betalen. Ik liep een tijdje met de vorige penningmeester mee. Hij was er echt veel tijd aan kwijt.’

Overzicht

De rol van penningmeester werd dit schooljaar echter een stuk aantrekkelijker. Ton Wulferink startte namelijk op advies van de directeur met Schoolkassa. En dat bleek een goed advies. ‘Een betaalopdracht per groep, leerling, of jaargang kan ik in een paar klikken aanmaken en versturen via Parro. Herinneringen verstuur ik automatisch via Parro en mail’, legt hij uit.

‘Het werkte eigenlijk vanaf het begin super. De ICT’er van de school creëerde een Schoolkassa-account voor mij persoonlijk. Door de koppeling met ParnasSys heb ik alle noodzakelijke persoonsgegevens direct bij de hand, ook de nieuwe instromers, zonder dat ik toegang heb tot ParnasSys zelf. Hierdoor heb ik de juiste namen voor me en zie ik in één oogopslag wie er heeft betaald en wie nog niet.’

Eén uur

De PCBO hanteert voor de TSO een maximale bijdrage van 55 euro, de vrijwillige ouderbijdrage bedraagt 50 euro. De penningmeester kijkt op dit moment naar 11 afgeronde betalingsopdrachten en 6 lopende. ‘Bij de lopende moeten mensen nog betalen of hanteren we termijnbetalingen. Op dit moment hebben we 15.000 euro binnen voor de TSO en 16.500 euro aan vrijwillige ouderbijdragen. Daarmee zitten we op ruim 90%. Daarmee doen we het goed, al is mijn persoonlijk doel om dat percentage te verhogen.’

Of dit meer is dan voorgaande jaren? ‘Nee dat niet, maar het grote verschil zit hem in de tijd. Waar mijn voorganger druk was met persoonlijke herinneringen via mails, briefjes of leerkrachten, ben ik misschien een uur per maand bezig. Ik heb er bijna geen omkijken naar.’       

Blije ouders

Tevreden geluiden dus in Apeldoorn. En niet alleen van Ton Wulferink. De leerlingen van PCBO Koningin Wilhelmina kunnen vertrouwen op genoeg budget voor bijzondere schoolreisjes, Kerstfeesten en eindmusicals. Vrijwilligers van de TSO op een eerlijke vergoeding voor hun tijd en moeite. Maar ook ouders reageren enthousiast. ‘Ouders zijn heel blij met het gemak van digitale betaalverzoeken. Ze krijgen een bericht via Parro en kunnen direct overmaken, zonder handmatig een bankoverschrijving te hoeven invoeren. Ik merkte het ook meteen: de eerste ouderbijdragen kwamen een paar minuten na het versturen binnen. Dat was mooi om te zien.’