Voldoe aan wettelijke bewaartermijnen: leerlinggegevens verwijderen uit ParnasSys
Als school ben je verplicht het grootste deel van een leerlingdossier twee jaar na uitschrijving te verwijderen. Na vijf jaar moeten zelfs alle gegevens zijn verwijderd. In dit artikel leggen we je uit hoe je zo gemakkelijk mogelijk kunt voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen.
Waarom zijn er bewaartermijnen?
In de onderwijswetgeving zijn er specifieke regels voor het bewaren van leerlinggegevens. De regels zijn helder: twee jaar nadat een leerling van school gaat moeten alle gegevens uit het dossier worden verwijderd, behalve NAW-gegevens, gegevens over verzuim/afwezigheid, gegevens over de in- en uitschrijving, een eventueel eindtoetsresultaat en het OSO-dossier. Na vijf jaar moet het volledige dossier worden verwijderd, op NAW-gegevens na. Deze regels zorgen ervoor dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig om de privacy van leerlingen te beschermen.
De Onderwijsinspectie gebruikt géén oudere gegevens
Toch bewaren nog veel scholen hun gegevens langer. Dit komt doordat ze denken dat de Onderwijsinspectie meerjarige resultaten van niet-methodetoetsen nodig heeft om de onderwijskwaliteit te beoordelen. Dit klopt niet; de Onderwijsinspectie geeft aan dat er al enkele jaren niet meer op grote schaal naar de resultaten van niet-methodetoetsen wordt gekeken. Dit gebeurt bij specifieke leerlingen en alleen als daar aanleiding voor is. Bovendien geven ze ook aan dat gegevens waarvoor een verwijderplicht geldt, altijd verwijderd moet worden.
Gegevens verwijderen uit ParnasSys
Het verwijderen van leerlinggegevens uit ParnasSys is heel eenvoudig. Als je de rol ‘Administratief medewerker’ of ‘Applicatiebeheerder’ hebt, ga je naar Beheer > Privacy > Leerlinggegevens verwijderen. Hier heb je inzicht in welke leerlingen langer dan 2 of 5 jaar zijn uitgeschreven. Vervolgens kun je de gegevens verwijderen.
Na twee jaar
Verwijder alle gegevens uit het leerlingdossier zoals toetsresultaten, vragenlijsten en documenten, behalve:
- NAW-gegevens
- Gegevens over verzuim/afwezigheid
- Gegevens over de in- en uitschrijving
- Eindtoetsresultaat (eventueel)
- OSO-dossier
- PDF van het OSO-dossier in de map van de leerling
Na vijf jaar*
Verwijder alle resterende gegevens. In ParnasSys komt dit overeen met de volledige verwijdering van het leerlingdossier.
* NAW-gegevens mogen eventueel bewaard worden ten behoeve van bijvoorbeeld een reünie. Hier biedt ParnasSys geen specifieke functionaliteit voor.
Wij helpen je een extra handje
Scholen voegen vaak documenten toe als bijlage in de map van de leerling (leerlingdossier). Om ook op deze plek ervoor te zorgen dat je voldoet aan de wettelijke bewaartermijnen, komt er een functionaliteit beschikbaar waarmee scholen per categorie in kunnen stellen of documenten twee of vijf jaar bewaard moeten blijven. Bij het verwijderen van de leerlinggegevens houdt ParnasSys rekening met deze instelling.
Vanaf de zomer komt deze functionaliteit beschikbaar voor de rollen ‘Administratief medewerker’ en ‘Applicatiebeheerder’. Deze rollen krijgen daarbij een automatische melding in Mijn ParnasSys, wanneer de 5 jaar overschreden wordt. Als er nog leerlinggegevens aanwezig zijn kun je deze direct verwijderen. Zo helpen we je proactief toe te werken naar een opgeruimde en overzichtelijke leerlingadministratie, die voldoet aan alle wettelijke eisen.
Handig om te weten
In Privacybasis van ParnasSys heb je direct inzicht in hoeveel scholen onder jouw bestuur nog gegevens behouden die verwijderd zouden moeten worden. Dit geldt voor zowel de 2- als de 5 jaar bewaartermijn.