Schoolkassa in de praktijk: Ervaringen van de 2e Daltonschool in Amsterdam

Strak bovenop

Het innen van bijdragen is voor sommige scholen een regelrechte crime. Briefjes die rondzwerven, onbeantwoorde mails, betalingen die uitblijven; een ondankbare taak voor ieder ouderraadslid of administratief medewerker. Dat gold niet voor de 2e Daltonschool in Amsterdam. Op de 450 leerlingen tellende school uit de Apollowijk had administratief medewerker Suzanne Goubitz de zaken goed op orde. ‘Ik werkte de ouderbijdragen voor de school (voor schoolreisjes en TSO) uit in uitgebreide Excel-sheets. Ik zat er strak bovenop, wist precies wie nog moesten betalen en zat men achter de broek aan als dat nodig was. ’

Betalingsgemak

Toch was Suzanne Goubitz één van de eerste gebruikers van Schoolkassa. ‘Ik merkte dat er bij ons en bij ouders toch behoefte was aan meer betalingsgemak’, legt ze uit. ‘Eerst gaven we een envelop mee of stuurden we een e-mail met een betalingsvraag en rekeningnummers. Eén rekeningnummer voor schoolreisjes en een rekeningnummer voor de TSO. Dat zijn veel handelingen, waarbij veel fout kan gaan. Mensen vergaten bijvoorbeeld over te maken, stortten te veel, of gebruikten de verkeerde rekeningnummers. Dat vergde correcties en extra werkzaamheden.’

In Schoolkassa vond ze een gebruiksvriendelijker alternatief. ‘Het is gewoon heel eenvoudig. Ouders krijgen een betalingsverzoek per mail en betalen in een paar klikken via iDeal. Dat scheelt mij iedere week een paar uur werk.´

Heel belangrijk

Op dit moment lopen er op de 2e Dalton acht betaalopdrachten. Zeven vanuit de schoolaccount, één vanuit de eigen account van de Ouderraad. ‘Vanuit de school hebben we zo’n €142.000,- opgehaald voor schoolreisjes en TSO. Het grootste gedeelte is binnen, maar we wachten nog op sommige termijnbetalingen.’

De Ouderraad int de vrijwillige ouderbijdrage zelfstandig. Met een eigen account, maar zonder toegang tot ParnasSys. ‘Ook de ouderraad ziet meer betalingsgemak en meer overzicht. Dat is belangrijk, want de vrijwillige ouderbijdrage is waardevol voor de school. Hiervan betalen we bijvoorbeeld nieuwe materialen, de bibliotheek en de eindmusical van groep 8. Hoe meer we inzamelen, hoe meer we kunnen betekenen voor de kinderen.’

Eigen invulling

De administratief medewerker richt de app zoveel mogelijk in naar haar eigen voorkeuren. ´Zo wilde ik de mogelijkheid om een vrijwillige gift te doen bij sommige betaalopdrachten uitschakelen. Ik wilde ouders niet de druk opleggen om extra geld te geven. Ook wilde ik het aantal termijnen bij betalingen zelf aan kunnen passen. Het is fijn dat de ontwikkelaars van Schoolkassa hierin goed meedenken en de aanbevelingen oppakken.´

Suzanne zag verschillende features doorgevoerd worden in de app. ´Zo past Schoolkassa steeds beter bij de specifieke behoeften van onze school. Iedere school loopt waarschijnlijk tegen zijn eigen dingen aan. Die feedback maakt de app alleen maar beter voor steeds meer gebruikers. Het is een app in ontwikkeling en het is fijn om te zien dat er goed wordt geluisterd naar de ervaringen uit de praktijk.´