Vivente-groep kan dankzij Schoolkassa leerlingen meer extra’s bieden

Het briefje

Anneke Bijsterbosch graaft even in haar geheugen. ‘We gaven ouders een briefje mee over de ouderbijdrage, die ze konden ondertekenen. Vervolgens kregen ze een mail met de betalingsgegevens. Wij zagen op de bankrekening geld binnenkomen en zochten storting voor storting uit wie er had betaald. Maar soms betaalde een moeder met een andere achternaam, of een stiefouder, waardoor je de draad al snel kwijt was.’

Het resultaat? Sommige ouders vergaten te betalen, de school had onzekere inkomsten en de inzameling kostte veel tijd. ‘Meestal wachtten we gewoon af wat er binnenkwam en deden we het daarmee. Dat is nu volledig veranderd.’

Schoolkassa

De administratief medewerker van basisschool Het Carillon én het bovenschools bestuur van Vivente zag dat het anders moest én kon. Na een korte periode met een ander digitaal hulpmiddel, vond ze in Schoolkassa de oplossing die ze zocht. ‘Met Schoolkassa bleek het innen van bijdragen makkelijk en overzichtelijk te kunnen. Na een akkoord van het stafbureau introduceerde ik de app bij twee scholen, als proef. Dat duurde niet lang. Binnen een paar maanden had het nieuws zich verspreid en groeide de interesse. Nu gebruiken negen scholen en vier oudercommissies Schoolkassa en ik verwacht dat dit er volgend jaar meer zijn.’

Overzicht en gemak

Wat men vooral waardeert? ‘Gemak en overzicht’, is Anneke Bijsterbosch duidelijk. ‘Een collega vertelde dat ze ieder jaar vijf volle avonden bezig was met het schrijven en versturen van brieven. Nu maakt ze een betaalopdracht, drukt op ‘versturen’ en dat is het. Ouders krijgen bericht via Parro en kunnen direct betalen. Vervolgens zien we in één overzicht wie er heeft betaald, wie nog niet en wie er in termijnen betaalt. Je kunt bovendien automatische reminders instellen, waardoor je er eigenlijk geen omkijken meer naar hebt.’

Hetzelfde geldt voor terugbetaling. Iets dat in de huidige tijd erg belangrijk is geworden. ‘Door de coronacrisis gaan schoolreisjes en schoolkampen niet door. Eerst zouden we alles handmatig moeten terugbetalen, maar nu kan dat in een paar klikken. Dat scheelt echt uren.’

Ouderbetrokkenheid

De inzameling (en terugbetaling) van ouderbijdragen is voor scholen en oudercommissies of -verenigingen een stuk eenvoudiger geworden. En dat heeft extra voordelen, vertelt Anneke. ‘Het werd moeilijker om ouders te vinden die vrijwillige ouderbijdrage wilden inzamelen. Het staat bekend als een tijdrovende klus en de meeste mensen hebben het al druk genoeg. Ik hoor nu van de scholen dat het met Schoolkassa een stuk makkelijker is om ouders te vinden. Dat is heel positief.’

Extra’s

De administratieve voordelen zijn natuurlijk mooi, maar het belangrijkste is misschien nog wel dat de scholen met Schoolkassa meer geld ophalen dan eerder. En zich daarmee nog meer kunnen onderscheiden voor leerlingen. ‘Doordat ouders makkelijker betalen, zien we meer inkomsten dan voorheen. En dat is belangrijk voor de scholen. Bijdragen zorgen niet alleen voor mooie schoolreisjes en kampen, het geeft ons ook de mogelijkheid om iets extra’s te doen voor leerlingen. Een leuk cadeautje in hun schoen met Sinterklaas, een sfeervolle Kerstviering of een bijzonder eindfeest vlak voor de zomer. Dingen die een schooljaar bijzonder maken. We kunnen nu onze leerlingen meer extra’s bieden.’